Use Case : Système d’archivage documentaire intelligent avec Elix
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13/02/2026
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· Copier le lien Une organisation européenne majeure dans les médias et l’édition faisait face à une pression croissante pour moderniser son environnement d’archivage documentaire hérité. Dépendant de systèmes fragmentés centrés sur SAP et de processus manuels, l’organisation peinait à assurer la conformité, l’accessibilité et à contenir la montée des coûts opérationnels.
En adoptant Elix, l’entreprise a réussi à centraliser ses archives, automatiser l’ingestion documentaire et permettre un accès sécurisé en libre-service à l’information critique pour le métier.
Les résultats parlent d’eux-mêmes : gouvernance renforcée, récupération rapide des documents et base évolutive pour une transformation numérique à long terme.
Découvrez ci-dessous les principaux bénéfices et enseignements de cette mise en œuvre réussie d’un système d’archivage.
1. Contexte client & objectifs
Complexité d’un paysage IT Legacy
Le client est une organisation leader, multi-entités, dans le secteur des médias et de l’édition, avec des opérations diversifiées couvrant la gestion des abonnements, la publicité, la distribution de contenu et les services financiers.
Chaque jour, l’entreprise gère des millions de documents, allant des factures et contrats aux détails d’abonnement et fichiers comptables, tout en respectant des exigences réglementaires strictes.
Au fil des années, son paysage informatique est devenu de plus en plus complexe. Les systèmes SAP hérités, les développements spécifiques et les plateformes de stockage déconnectées ont créé un environnement fragmenté, rendant la gestion des données lourde et sujette aux risques.
Avec la mise hors service prévue de son système SAP R/3 d’ici fin 2026, l’organisation faisait face à un défi critique : garantir que les 10 dernières années de données essentielles pour le métier soient archivées de manière sécurisée et totalement conformes aux obligations légales et réglementaires :
- Intégrité : Les données doivent rester lisibles, traçables et intactes pendant toute la période de conservation.
- Stockage audit-proof : L’archivage électronique est autorisé s’il garantit intégrité, authenticité et lisibilité.
- Préservation des métadonnées : Les métadonnées clés, incluant date de création, auteur et origine, doivent également être conservées.
Ce projet allait au-delà d’une simple migration technique ; il s’agissait de protéger l’histoire de l’entreprise, maintenir la conformité réglementaire et simplifier un paysage IT complexe et étendu
Objectif : Construire une base d’archivage pérenne
Pour relever ces défis, l’organisation a défini des objectifs stratégiques clairs :
- Centraliser les archives : Consolider tous les documents sur une plateforme unique et unifiée.
- Réduire la dépendance à SAP : Minimiser l’usage des outils natifs SAP.
- Renforcer la conformité : Améliorer la préparation aux audits et le respect des réglementations.
- Permettre le libre-service : Offrir aux utilisateurs métier un accès sécurisé et simplifié aux informations archivées.
- Optimiser les coûts : Réduire le coût total de possession et la complexité opérationnelle.
- Soutenir la transformation numérique : Créer une base évolutive pour moderniser la gestion de l’information sur le long terme.
2. Comment Elix a soutenu l’archivage et l’analyse des données
En tant que suite modulaire tout-en-un de micro-applications, Elix a fourni au client une plateforme unifiée, sécurisée et intelligente pour gérer, archiver et analyser les documents métier et les factures.
Grâce à des règles avancées de classification, à la gestion des métadonnées et à un indexage intelligent, Elix assure un accès rapide, précis et fiable au contenu archivé.
Au-delà de l’archivage traditionnel, la plateforme Elix offre également de puissantes capacités de reporting et d’analyse, transformant les documents stockés en informations métier exploitables.
2.1 Gestion des documents et factures
Avec Elix, toutes les factures et documents associés ont été consolidés dans un dépôt unique et structuré, offrant traçabilité et transparence complètes. Chaque enregistrement est indexé avec les informations métier clés, incluant :
- Numéros de document et de commande
- Identifiants clients (ID + nom)
- Dates de facturation
- Références financières
Impact métier :
➡️ Réduction des recherches manuelles
➡️ Fiabilité accrue des données
➡️ Rapprochements financiers plus rapides
2.2 Gestion intégrée des pièces jointes et fichiers
Elix centralise tous les documents annexes, tels que contrats, justificatifs de paiement et correspondances, directement dans chaque facture ou enregistrement transactionnel. La plateforme offre :
- Visionneuse de pièces jointes
- Téléchargements PDF sécurisés
- Uploads horodatés des documents
- Historique complet des pièces jointes
Impact métier :
➡️ Traçabilité complète et vérifiable pour les audits
➡️ Réduction des pertes de documents
➡️ Simplification des contrôles de conformité
2.3 Recherche intelligente, classification et gestion des métadonnées
Pour garantir un accès rapide à de grands volumes de données archivées, Elix repose sur des mécanismes intelligents de classification et d’indexation. Les utilisateurs peuvent rechercher et filtrer les archives selon plusieurs critères, tels que client, période de facturation, numéro de document, etc.
Elix automatise :
- L’attribution de métadonnées selon les règles métier
- La classification des documents par type et origine
- L’indexation du contenu pour recherche en texte intégral
- Le maintien des liens relationnels entre documents
➡️ Impact métier : Récupération plus rapide des documents, même avec des millions d’enregistrements.
2.4 Reporting et analyse alimentée par l’IA
Elix transforme les documents archivés en un actif stratégique grâce à des capacités avancées de reporting et d’analyse, créant ainsi de la valeur au-delà de l’archivage. La plateforme propose :
- Rapports prédéfinis et personnalisables
- Tableaux de bord interactifs
- Vues de données exportables
- Panneau d’administration des rapports
Pour simplifier davantage l’exploitation des données, Elix intègre la génération de rapports assistée par IA. Grâce à une génération intelligente de SQL, les utilisateurs peuvent :
- Créer des rapports sans compétences techniques
- Générer des tables et vues personnalisées à la demande
- Explorer les données via des requêtes conversationnelles
Impact métier :
➡️ Réduction de la dépendance aux spécialistes des données
➡️ Cycle de reporting plus rapide
➡️ Meilleure qualité des décisions
Conclusion : Valeur apportée par Elix
Grâce à son cadre intégré d’archivage et d’analyse, Elix a permis à l’organisation de :
- Centraliser et sécuriser tous les documents essentiels au métier
- Améliorer la conformité et la préparation aux audits
- Accéder en temps réel aux données historiques
- Transformer les archives en outils d’aide à la décision
- Réduire les coûts opérationnels et la charge IT
Ce cas d’usage illustre comment Elix dépasse le simple stockage documentaire pour offrir une valeur durable grâce à une gestion de l’information intelligente, connectée et orientée métier.
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